仕事がいくらできる社員でも、ビジネスマナーが身についていないばかりに損をしていませんか。

電話のかけ方・受け方に関するマナーは、社会人として覚えておくと損しません！
今回は電話をかける場合や受ける場合の電話のマナーを教えます。

電話応対の事前準備と心構えを教えます！

１、メモ帳と筆記用具を準備！
電話がかかってくる前に、スマホやパソコンの横に、メモ帳と筆記用具を準備しておきましょう！

２、かかってきたら明るい声で！
声も第一印象が大事です。
電話をかける時、かかってきた時は、普段より1段明るく、ハキハキと話すように心がけましょう。
声だけのやり取りなので、どんな表情をしているかは、相手には伝わりません。
暗く出ると、相手も混乱したり態度が急変する可能性もあります。

３、会社の代表として電話を取ること
あなたは会社の代表として、お客様と話すことになります。
相手の会社名、お名前、着信履歴の番号は必ずメモるようにしてください。

４、積極的に電話をとろう！
「掛かってくる電話は、自分が一番にとる」意識を持ちましょう！
入社したては、社内の同僚や先輩にやる気アピールが出来ます。
電話に慣れてくると、取引先にも覚えられます。

５．社内の方への電話の場合
例えば、社内の田中さんが不在の場合は、
たとえ社長でも上司でも同僚でも、呼び捨てです。

「田中は只今、席を外しています。」
「田中は只今、帰宅いたしました。」
「田中は本日、リモートワークです。」
↓
「田中にお伝えしますので、大変恐れ入りますがお名前とお電話番号を
お知らせいただけないでしょうか？」

と伝えてください。

そのメモは田中さんへ伝えてください。

６　クレームの場合は・・。
クレームの電話の場合は、
まずは怒りを鎮めるために謝ることです。
「大変申し訳ございません。担当者へお伝えしますので、お名前、お電話番号をお伝えください。」

と対応しましょう。

監修者紹介
松原奈緒美
マナー・コミュニケーション領域の専門家として、企業・学校、各種イベント、講演などで講師として活動。講演・研修の年間登壇数100本、これまでの受講者延べ人数は20000名を超える。ユーモアとパワーある講座進行のインストラクションスキルが特長。
NPO法人 日本サービスマナー協会 ゼネラルマネージャー講師

「マナー講師養成講座」「プロフェッショナルマナー講師養成講座」で、講師育成や認定試験官担当。